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2006年12月14日

情報の共有

「顧客企業様との打ち合わせ後は、議事録を(顧客企業様に)提出しましょう!」と言い始めたのは、8年前。当時なぜお願いしたかというと、事故やトラブルの要因の多くは「認識の不一致」だったから。

とはいうものの社内浸透には莫大な時間と管理コストがかかった。3年前にはじめて提出率100%になり、その後管理を弱めた結果、浮き沈みが幾度かあり、現在93%前後で推移している。
事故やトラブルがゼロというわけには行かないが、致命的なものは非常に減っているので満足している。

本日スタッフと昼食を取った。そのとき、「最近、議事録の質が向上していますね!」といわれた。
ミツエースタッフによる議事録は、社内スタッフに共有されているので他人の議事録を閲覧することが可能。できのよい議事録は模倣される傾向があるので、全体的なレベルがどんどん向上していくのだろう。

情報の共有は大切だといわれるが、共有することはそのまま教育になり、知らず知らずの間に全体のレベル向上に貢献する、ということを発見した。

本日の発見をいろいろなところで活用したい。

コメント

高橋さん、お疲れ様です。
8年前に「認識の不一致」による大事故を起こした張本人です。
5年がかりで「提出率100%」になったのですね。
「議事録」の提出だけでも、全員に浸透して、実行できるようになるまで「5年」。
重さを痛感しました。
いつも高橋さんがおっしゃっているように、「習慣化」したら、そこから先はすばやく質が向上していくのですね。
高橋さんご自身が「仮説→実行→検証」のサイクルを極められているのには脱帽です。
私自身、これからも数多くのことを学ばせていただきながら、あの8年前のことを忘れずに、常に初心で学ぶ姿勢を大切にしてきたいと思いました。
ありがとうございました。

Posted by: 小林 : 2006年12月14日 15:52

小林さん、コメントありがとうございます。
>8年前に「認識の不一致」による大事故を起こした張本人です。
僕は忘れてしまいましたが(笑)、そんな事件がありましたでしょうか? 当時のスタッフ(OB)の皆さんは大物揃いでしたので僕はあまり管理や支援をしていなかったような気がします。業務プロセスもあいまいでしたし・・・ 

それでも、何とかしよう!という機運はあった。それがよかった。また、あの当時学んだこととして・・・
組織で起こるすべての事象を「チャンス」と捉えて前に一歩前進しよう!と思うと、大概のものは好転するものである。
ということ。

今でも学ぶことは多くありますが、たまに振り返ると
「毎日のことは曲がりくねった道を歩んでいるように思えてしまうが、遠くから見ると真直ぐな道だった」ということでしょうか。
身に降りかかったすべてのものは無駄ではないんですね。人生って考え方さえ間違えなければ楽しいものかもしれません。OBとして今後の小林さんのご活躍を祈っています。
ありがとうございました。

Posted by: 高橋 : 2006年12月14日 23:16

高橋さん、ご無沙汰しております。
先日はありがとうございました。
ブログ、楽しみに拝見させて頂いております。

議事録の重要さ、身にしみて体験しております。
顧客と認識を合わせるため、弊社内でも徹底して
おります。

最近は、議事録を右脳で覚えさせるため、MindMapを
使うことが多いです。プロジェクターの使用が可能な
打ち合わせでは、議事録をタイプしながら、会議を
進めると、話が脱線した場合にも、元に戻しやすい
という利点があります。

MindMapを書くツールは、弊社では「JUDE」を
使用しています。あとは、フリーソフトで、「FreeMind」
というのがあります。

機会がありましたら、利用してみて下さい。
(「JUDE」につきましては、弊社で代理店をしています
ので、何かございましたら、お声をお掛け下さい。
⇒最後は宣伝になってしまって、すいません。)

Posted by: 重田 : 2006年12月19日 18:48

重田様、コメントありがとうございます。実は昨日、経営者セミナーがあり、貴社のことを思い出しMindMapで講義内容をまとめてみました。後から読み返すと話の筋が見えるといいますか、記憶もしやすいということを実感いたしました。MindMapは開発系の方がよく使われているようですが、汎用性があるんですね。素晴らしいツールだと思います。
これを機会に、MindMap、ファンになりそうです。今後とのよろしくお願いいたします。ありがとうございました。

Posted by: 高橋 : 2006年12月19日 23:38

少し値が張りますがMindManagerは良い製品だと思います。無料という意味ではFreeMindが最強ですが。

Posted by: いち社員 : 2006年12月19日 23:46

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